Feladatok
Irodával és az irodai dolgozókkal kapcsolatos teendők
Álláshirdetések feladása, önéletrajzok begyűjtése, interjúk szervezése, jelöltekkel kapcsolattartás
Új belépő esetén:
Belépőkártyát biztosítása, E-mail cím generálása, Számítógépen történő bejelentkezés biztosítása, névjegykártya rendelése
Iroda zökkenőmentes működésének biztosítása:
Irodaszerek és titkársági konyha készletének folyamatos figyelése, igénylése, megrendelése,
Irodai eszközök (másológép, nyomtatók, telefon-fax) működési feltételeinek biztosítása,
Irodahelyiséggel kapcsolatos ügyek intézése (pl. kár esetén kárügyintézés a biztosítóval), Tárgyaló rendben tartása, beosztás figyelése, ellenőrzése,
IT jogosultságok megadása, ellenőrzése, figyelése, rendszergazdával való folyamatos kapcsolattartás.
Szabadságok nyilvántartása, vezetése
Külföldi utak szervezése (szállás, utazás)
Ügyfelek fogadása:ügyvezető tájékoztatása a vendég megérkezéséről, beengedése, innivalóval kínálása
ügyvezetői megbeszélések összehívása, kapcsolódó anyagok összekészítése
Cégcsoporttal kapcsolatos feladatok
általános szerződések (társasági szerződés, bankszámlaszerződés, működési engedély, stb.) nyilvántartása, figyelése.
Új cégalapítás esetén alapítói iratcsomag összeállításának koordinálása (alapítói okirat, társasági szerződés, aláírási címpéldány, végzés, bankszámla megnyitása, szakmai felelősségbiztosítás, működési engedély, kamarai tagság, bélyegzők rendelése)
Pályázati anyag benyújtásához szükséges cégkivonat, bankinformáció, aláírási címpéldány (szükség esetén), szakmai felelősségbiztosítás díjigazolásának beszerzés
Szerződések digitalizálása, lefűzése nyilvántartása
Levelezés, telefonhívások (ügyfél kommunikáció), ügyintézés
Iratok, dokumentumok kezelése (levelek, számlák, egyéb dokumentumok, faxok iktatása, digitalizálása, majd továbbítása az illetékes kollégák részére)
Központi email címre érkező üzenetek kezelése,
Mobilszolgáltatóval való kapcsolattartás, ügyintézés, mobilszámlák tovább számlázása
Szerződés lejárta előtt mobilszolgáltatók versenyeztetése
Egyéb feladat
Minden egyéb feladat, amivel az ügyvezető megbízza.
Elvárások:
alapfokúaktív angol nyelvtudás írásban és szóban.
MS Office kiváló ismerete
Legalább 1-3 év korábbi szakmai tapasztalat irodavezetői pozícióban és pénzügyi területen is.
Kompetenciák:
megbízhatóság, pontosság, rendszerető, jó kommunikációs készség, jó problémamegoldó készség, önállóság, erős támogatói attitűd
Angol